Abschließend meine Antwort:
... mir scheint, dass über den exakten Umfang der Prüfpflichten und die Bedeutung des Ergebnisses dieser Prüfung Ihrerseits Unsicherheiten bestehen. Diese fehlende Klarheit beruht oft, zumindest nach meiner Erfahrung, auf der Herangehensweise, dass lediglich Gesetze (Baugesetzbuch, VOB, HOAI …) gelesen und zitiert werden. Viel wichtiger an dieser Stelle und für eine fast erschöpfende Einsicht sorgen die dazugehörigen Kommentierungen. Erst diese machen deutlich, welche Überlegungen und Absichten hinter einem oft kompakten Gesetzestext stehen.
Es taucht nachfolgend des Öfteren das Wort "Schadenersatz" auf. Bitte sehen Sie dies nicht, wie bei Fa. XXX Ihrerseits vermutet als Drohung, sondern lediglich als rechtlichen Fakt.
Ihre Anmerkung: „Prinzipiell ist es der Bauherrschaft überlassen was sie wann wem in welcher Höhe zahlt. Es ist Ihre Sache.“
Das ist erst mal vollkommen korrekt. Allerdings ist beim Verstoß gegen die Prüfpflicht des Architekten dieser ggf.. zu Schadensersatzzahlungen verpflichtet:
Eine vom Architekten ausgesprochene Zahlungsempfehlung ist von erheblichem Gewicht, da sich der Bauherr auf eine solche regelmäßig verlassen darf. Daher hat das Oberlandesgericht (OLG) Frankfurt am Main in einer rechtskräftig gewordenen Entscheidung vom 31. März 2016 (Az.: 6 U 36/15) einen Architekten zum Schadenersatz verurteilt.
Dies entspricht der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs, der bereits am 4. April 2002 entschieden hat, dass der Bauherr einer Zahlungsempfehlung seines Architekten vertrauen darf, sofern dieser dem Bauherren nicht mitteilt, auch er solle bestimmte Punkte noch prüfen (Az.: VII ZR 295/00). Eine Pflicht des Bauherren, die Empfehlung noch einmal zu überprüfen, besteht daher, wie das OLG Frankfurt betont, nur, wenn klar erkennbare Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass der Architekt von unzutreffenden Voraussetzungen ausgegangen sein könnte…
… Bestehen im Einzelfall Unklarheiten über den Zahlungsstand, ist der Architekt daher gut beraten, diese mit dem Bauherren zu klären, zumindest aber darauf hinzuweisen, dass die Zahlungsempfehlung nur unter dem Vorbehalt eigener Prüfung durch den Bauherren erfolgt. Auch wenn der Architekt über das Vorliegen der Voraussetzungen, beispielsweise für einen Skontoabzug oder einen Sicherheitseinbehalt, im Zweifel sein sollte, hat er dies offenzulegen.
Die entsprechenden Sorgfaltspflichten zu beachten, ist auch deshalb unbedingt sinnvoll, weil Architekten bei einer unterlassenen oder allzu oberflächlichen Rechnungsprüfung zugleich ihren Haftpflichtversicherungsschutz gefährden. So hat es auch das OLG Köln am 2. Juni 1996 entschieden (Az.: 9 U 14/96).
Die Rechnungsprüfung ist Teil der in Leistungsphase 8 zu erbringenden Grundleistungen und eine vertragliche Hauptverpflichtung. Der Architekt hat zunächst zu kontrollieren, ob die abgerechneten Preise mit den vereinbarten Preisen übereinstimmen, ob die abgerechneten Mengen dem Aufmaß entsprechen, ob Leistungen zu Unrecht als zusätzliche Leistungen berechnet werden, ob vereinbarte Skontoabzüge, Rabatte und Sicherheitseinbehalte sowie geleistete Abschläge und Vorauszahlungen korrekt berücksichtigt wurden und ob die abgerechneten Leistungen vollständig und ordnungsgemäß erbracht wurden (Werner/Pastor, Der Bauprozess, 15. Aufl., Rz. 2026). Diese Prüfpflicht erstreckt sich auf alle Rechnungen, die dem Architekten vorgelegt werden, also nicht nur auf Schlussrechnungen, sondern insbesondere auch auf Abschlagsrechnungen (vgl. OLG Köln, Urteil vom 2. Juli 1996, Az.: 9 U 14/96).
Ihre Anmerkung „Zu den Punkten a. bis j. Der Punkt k. widerspricht dem Punkt e. und es ist nicht meine Leistung Ihnen beim Betrug zu helfen. Ich prüfe die rechnerische und inhaltliche Richtigkeit der Rechnungen.“
Ich bitte um Vorsicht und sorgfältigen Umgang mit dem Wort „Betrug“.
Ich kann mir auch nicht erklären, an welcher Stelle Sie einen Widerspruch erkennen. Punkte e sagt, dass die rechnerische Richtigkeit der Rechnung zu prüfen ist. Nun kann es zu folgenden Ergebnissen kommen:
- Das Prüfergebnis entspricht der Rechnung
- Das Prüfergebnis ist niedriger als die Rechnung
- Das Prüfergebnis ist höher als die Rechnung
Punkt k sagt nun aus, wie bei dem dritten Fall zu handeln ist. Auch wenn dies moralisch diskutabel ist, das Gesetz ist hier eindeutig. Ausführung nachfolgend.
Zu Punkt 1:
Randbemerkung: Hier liegt m.E. ein Widerspruch vor. Zum einen wissen Sie was in Vertrag vereinbart ist (Satz 2), zum anderen wissen Sie es nicht, da der Vertrag nicht vorliegt (Satz 5+6). Ich beachte es mal nicht weiter.
Formvorschriften für die Abschlagsrechnung
Steuerliche Anforderungen
Jede ausgestellte Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG die nachfolgenden Angaben enthalten:
1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
3. das Ausstellungsdatum
4. eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
5. Umfang und Art der Leistung
6. Zeitpunkt der Leistung (à Randbemerkung: Ist auf der Rechnung ggf.. auch nicht ausreichend)
7. das Entgelt für die Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (z.B. Skonto), sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
Abbildung des Leistungsstandes inkl. Zwischenaufmaß
Nach § 632 a Absatz 1 Satz 2 Baugesetzbuch und § 16 Absatz1 Nr. 1 Satz 2 VOB/B sind die Leistungen, die mit der Abschlagsrechnung abgerechnet werden sollen, durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine „rasche und sichere Beurteilung der Leistung ermöglichen muss“.
Erst danach ist die Abschlagsrechnung zur Zahlung fällig. Die prüfbare Aufstellung mit Aufmaß muss durch Bezugnahme auf die Leistungsbeschreibung erfolgen.
Bauherren müssen vor der Zahlung prüfen können, ob der vereinbarte Bautenstand nachweislich und mängelfrei erbracht wurde und damit die Abschlagsrechnung fällig ist.
Eine Abschlagsrechnung ist solange nicht fällig ist, bevor der AN den tatsächlichen Leistungsstand anhand einer prüfbaren Abschlagsrechnung nachgewiesen hat.
Das bedeutet in der Praxis auch die Beifügung eines Zwischenaufmaßes. Auf keinen Fall genügt die pauschale Formulierung „a-conto“ mit einer glatten Summe von zum Beispiel 5.000,00 EUR. Grundsätzlich bestehen bei der Prüffähigkeit keine gravierenden Unterschiede zwischen Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen.
Will der Auftragnehmer umfängliche Aufmaßnachweise bei Abschlagsrechnungen aus Gründen der Schnelligkeit vermeiden, müssen mögliche Abschlagsrechnungs- und -erleichterungen vorher im Vertrag klar geregelt sein. Im Zweifel sind dann die Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit von Abschlagsrechnungen detailliert zu regeln, also z. B., dass circa-Aufmaße, ungefährer Leistungsstand etc. erlaubt sein sollen. Fehlen solche „Erleichterungsregeln“ ist ein korrektes und vollständiges Zwischenaufmaß mit allen Skizzen, Tabellen, etc. unumgänglich.
Zu Punkt 2:
... Bei der Rechnungsprüfung muß der Architekt auch Sonderkonditionen berücksichtigen, wie z.B. Preisnachlässe, mit Recht abgezogene bzw. abzuziehende Skonti, usw. Andererseits ist er weder berechtigt noch verpflichtet, Fehler aus Auslassungen in der betreffenden Rechnung des Auftragnehmers zu Lasten des Auftraggebers zu korrigieren, da der Architekt als Sachwalter des Auftraggbers nicht die Interessen des ausführenden Unternehmens wahrzunehmen hat, zumal dieser an seine einmal erteilte Schlussrechnung gebunden sein kann (vgl. hierzu BGH BauR 1978, 145 = NJW 1978, 994; Lenzen BauR 1982, 23 m.w.N.; anders beim VOB-Vertrag, BGH BauR 1988, 217 = NJW 1988, 910). Anders jedoch dann, wenn es sich um eine bloß inhaltliche Korrektur mit gleichbleibendem rechnerischen Endergebnis handelt.... Ferner hat die Rechnungsprüfung nur Wirkung für das Vertragsverhältnis zwischen Bauherr und Architekt, nicht aber für die vertraglichen Beziehungen zwischen dem Bauherren und dem Unternehmen. Daher bedeutet der Prüfvermerk des Architekten auf den von ihm geprüften Rechnungen, insbesondere der sog. Richtigkeitsvermerk, noch kein Anerkenntnis des vom Architekten festgestellten Rechnungsbetrages im Verhältnis des Auftraggebers zu dem betreffenden Unternehmer ()...
… Vielmehr richtet sich der Vermerk über das Ergebnis der Rechnungsprüfung ausschließlich an den Bauherren und ist mit einer fachlich fundierten, konkret zu beziffernden Zahlungsempfehlung des Architekten an seinen Bauherren verbunden (vgl. Locher/Koeble/Frik, HOAI, 12. Aufl., Rz. 225 zu § 34). Vorgeschlagene Rechnungskürzungen sind dem Bauherren zu erläutern. Stellt der Architekt in der Rechnung Fehler fest, die sich zu Gunsten des Bauherren auswirken, so hat er dies dem Bauherren mitzuteilen, darf aber keinesfalls den Rechnungssteller auf einen solchen Fehler hinweisen oder diesen zu Lasten des Bauherren korrigieren, weil er sonst gegen seine Sachwalterpflichten gegenüber dem Bauherren verstoßen würde (vgl. Hebel, a.a.O., Rz. 117 zu § 15)…
… Im … Fall verurteilte das OLG Frankfurt den Architekten dazu, dem Bauherren den Schaden zu ersetzen, der diesem aufgrund einer überhöhten Abschlagszahlung entstanden war. Die Prüfpflicht des Architekten diene, so das Gericht, unter anderem gerade dazu, sicherzustellen, dass der Bauherr nur berechtigte Abschlagsforderungen erfüllt und nicht darauf angewiesen ist, etwaige Überzahlungen später ausgleichen zu können.
Zu Punkt 3:
Ich kann Ihnen hierzu erst Rückmeldung geben, wenn Sie mir, wie auch bereits aufgefordert, die Art und den Zeitpunkt der Abnahme nennen. An dieser Stelle (nochmals) der Hinweis, dass Ihnen die Organisation der Abnahme der Bauleistungen und Abnahmeempfehlung für den Auftraggeber obliegt.
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Sie sollen sich keineswegs zum Handlanger von irgendwem machen. Ich fordere bzw. verweise lediglich auf Ihre Leistungserbringungspflicht.
Ihre Anmerkung: "Sollten mir Fehler bei der Rechnungsprüfung unterlaufen ist es Ihre Pflicht diese bei mir an zu zeigen..."
Ich kann Ihnen lediglich Fehler anzeigen, die für mich als Laien erkennbar sind. Wie einleitend beschrieben, darf ich mich auf Ihre Zahlungsempfehlung verlassen und vertrauen. Offensichtliche Fehler, die mir als fachunkundiger Bauherr auffallen können, bspw. die Rechnung von Fa. Kohnen und deren inkorrekte rechnerische Prüfung, hat meine Frau Ihnen im Haus mit dem Hinweis, dass "der Nachlass nicht berücksichtigt wurde" aufgezeigt. Eine Änderung erfolgt Ihrerseits nicht und wie ich bereits geschrieben habe:
Um Schadensersatzansprüche gegen Sie, aufgrund Überzahlung zu vermeiden, wurde die Rechnung durch uns auf Basis der Gesamtbruttosumme von 6.265,35 EUR beglichen.
Aktueller Fall 4.
Rechnung Fa. XXX 400073 vom 31.01.2020, Ihre Freigabe vom 12.02.2020:
Wurde eine wirksame Skontovereinbarung getroffen, muss der Architekt die Rechnung im Zeitraum der Skontofrist prüfen, um das Skonto für den Auftraggeber geltend machen zu können.
Hier ist der Architekt verpflichtet, die Rechnung innerhalb dieser 14 Tage zu prüfen, damit sein Auftraggeber das Skonto geltend machen kann. Diese Pflicht ergibt sich aus dem Gebot von Treu und Glauben, wonach die Vertragsparteien alles dafür tun müssen, um den Leistungserfolg herbeizuführen und zu sichern. Darunter fällt auch die Pflicht, Zahlungsvorteile für den Auftraggeber in Form von Nachlässen oder Skonti zu sichern. (von Rechtsanwältin Eva Bouchon, Fachanwältin für Bauund Architektenrecht. Kanzlei Leinemann & Partner, Berlin )
Falls Sie sich durch meine Aufforderung, dies mit Firma XXX zu klären als Handlanger fühlen, will ich klar stellen, dass ich Ihnen lediglich die Möglichkeit einräumen wollte, eine ggf.. mögliche Schadensersatzforderung aus Ihrer Pflichtverletzung heraus vorzubeugen.
Ein Hinweis auch zu den Sicherheiten für den Auftraggeber:
Ein automatisches (gesetzliches) Recht auf eine Sicherheitsleistung steht nur dem Verbraucher zu (§ 632a Abs. 3 Baugesetzbuch). Dagegen haben alle anderen Auftraggeber (insbesondere die öffentliche Hand und privatwirtschaftliche Auftraggeber) kein automatisches/gesetzliches Recht auf eine Sicherheit, weder bezüglich der Vertragserfüllung noch der Gewährleistung.
Soll heißen, die offene Restforderung m.E. mittels Bewertung der mit 0,8 Stück im Abschlag beanschlagten Positionen auf volle 1 Stück lässt eine Schlussrechnungsforderung von 1.523,80 EUR (netto) vermuten. Wurde dies bei der Prüfung der Abschlagsrechnung bedacht?
Ich bitte weiterhin, bei zukünftigen Rechnungen mit besonderer Sorgfalt auf die o.g. Punkte zu achten.
