Fertig gebaut - jetzt das Chaos bändigen!

[DNL]

Als organisatorische während des Baus plane ich mit Trello.com
Damit kann man super organisieren und Überblick behalten.

Ich versuche so viel wie möglich digital zu bekommen und lege das in meiner Cloud ab.
Papier schmeiße ich noch unsortiert in einen Ordner.

Langfristige Termine im digitalen Kalender.

 

[Evolith]

Das Problem bei der digitalen Aufbewahrung ist nicht der Ort. Die Daten kannst du locker hin und her schubsen. Viel wichtiger ist das Format! Wer kann sicher sagen, dass in 20 Jahren PDF noch das Dokumentenformat schlecht hin ist?
Wir haben einen Mischbetrieb. Alles was wir in Papierform bekommen, hefte ich schon jetzt ordentlich ein. Ich hasse es, wenn ich nach Dokumenten länger suchen muss.
Alles was ich regelmäßig brauche und verschicken muss, habe ich auf dem Drive.

 

[HilfeHilfe]

ich bin da eher old school unterwegs.

Alles schön in Ordner und weg damit. Ich habe nach der Bauphase immer mal was gebraucht um nachzulesen.

Zusätzlich kannst du es einscannen und in die wolken schiessen. Da wäre ich aber ein Angsthase das diese verloren gehen. Was ich nicht sehe vergesse ich schnell

 

[Bieber0815]

Ich habe alles gescannt und ins google Drive gepackt.

Hast Du die Originale anschließend vernichtet? Gilt das auch für Notar- und Darlehensverträge (soweit vorhanden)? Was ist mit Handbüchern (in die der Handwerker später einen Stempel bei der Wartung macht)?

Und gibt's auf dem Google-Drive eine ausgeklügelte Ordner-Struktur oder liegt alles in einem Ordner?

Ob "Papier" oder "Digital" ist IMHO erstmal egal bei der Frage nach der Organisation. In beiden Fälle muss man sich darüber Gedanken machen. Entweder chronologisch alles auf einen Stapel, das neueste Dokument liegt immer oben ... Oder in irgendeine Struktur.

 

[BastianB]

Lass mich dazu als Verwaltungserfahrener sagen. Papier. Nicht digital. Es gibt Aufbewahrungsfristen für Rechnungen. Es gibt die Notwendigkeit, Pläne, Statik, Genehmigungen etc. auch noch in fünfzig Jahren zu haben. Gibt es dann noch CDs? Gibt es dann noch Usb Sticks? Clouddrives? Willste Dich 50 Jahre auf google verlassen? Papier ist nun mal geduldig. Langlebig. Wir haben im Archiv noch Register aus dem 16. Jahrhundert. Die muss man sicher vorsichtig anfassen, aber die Schrift ist noch lesbar.

Ich würde jetzt mal behaupten, das ein digitales Dokument geduldiger ist als Papier !
Das eine schließt das andere übrigens nicht zwingend aus: Ich habe alles in der Bauphase immer direkt eingescannt, was vor Ort auf der Baustelle oder bei Planungsgesprächen ab und an sehr hilfreich war. Die eingescannten Dokumente wurden dann aber eben noch strukturiert in (inzwischen) zwei Ordnern abgelegt und fertig

 

[RobsonMKK]

Wer kann sicher sagen, dass in 20 Jahren PDF noch das Dokumentenformat schlecht hin ist?

Und das aus dem Munde von jemandem der in der IT arbeitet :rolleyes: