Da kann ich das genaue Gegenteil berichten (ist allerdings auch schon 6 Jahre her).
Ich habe zu jeder größeren Rechnung ein 1-seitiges Formular ausgefüllt und abgeschickt. Die Rechnung wurde direkt beglichen und fertig. Keinerlei Fotos oder sonst was erforderlich.
Dann mehrmals für kleinere Rechnungen einfach 20.000€ aufs eigene Konto auszahlen lassen und immer mal wieder die kleineren Rechnungen per Mail eingereicht. Wenn Konto leer, wieder 20.000€ auszahlen lassen. Zum Schluss war noch ein Restbetrag übrig, den haben wir einfach aufs Konto bekommen und gut war die Sache.
Zum Schluss musste die Architektin dann noch kurz ein Formular unterschreiben, dass der Bau auch wie geplant umgesetzt wurde und das wars.
Ich persönlich hätte es mir damals nicht einfacher vorstellen können.
Unsere persönliche Ansprechpartnerin war übrigens immer bei Fragen erreichbar.
Dann muss sich da entweder in den letzten Jahren einiges geändert haben, oder der Ansprechpartner ist einfach murks :p